שמירה על מסמכים
כל עסק רשום מנהל את חשבונותיו על פי חוק ומחזיק בידיו ספרי ניהול עסק ומסמכים שונים אשר קשורים לרשויות המס השונות וכדומה. את המסמכים הללו יש לשמור במקום מוגן, לצרכים רבים. באופן בסיסי, כל המסמכים נשמרים לצורך ביקורות של רשויות המס ולצרכים נוספים הקשורים למיסוי כמו החזרי מס וחישובים אחרים. למעשה, המסמכים הללו חשובים גם לעסק עצמו פעמים רבות, לצורך בקרה פנימית וייעול של העבודה בעסק. על פי הוראות מס הכנסה, ישנם כללים ברורים לגבי התקופה בה יש לשמור על המסמכים הללו, אופן האחסון שלהם והמקום בו הם אמורים להישמר. הוראות אלה, מלבד תוקפן החוקי, הן הוראות יעילות, אשר מאפשרות התנהלות יעילה עם המסמכים החשובים הללו, תיעוד יעיל ונוח ואפשרות למצוא כל מסמך במהירות.
מה נכלל בהוראות אלה?
ספרי העסק – כל ספרי החשבון ומערכת הנהלת החשבונות, וכן תיעוד הרישומים. כמו כן גם תוכנה, טבלאות עזר וגיבויים ממוחשבים של תוכנה לניהול חשבונות.
מסמכים שעל פי החוק יש לשמור אותם יחד עם מערכת הנהלת החשבונות, כמו למשל שוברי מע"מ, מסמכי אי התאמות תקופתיות וכדומה.
מסמכים משמעותיים אחרים שאינם נכללים במערכת הנהלת החשבונות, אין עליהם חובת תיעוד, כמו מסמכים סטטיסטיים, חוזים, פרוטוקולים, טבלאות פנימיות ועוד. עם זאת, לעיתים מומלץ לשמור ולתעד גם מסמכים אלו, לצרכים פנימיים של העסק, אף שאין על כך חובה חוקית.
תקופת השמירה
על ספרי העסק, מערכת הנהלת החשבונות והמסמכים הקשורים אליה, יש לשמור למשך 7 שנים מסיום שנת המס שאליה הם מתייחסים, או למשך 6 שנים מהיום שבו הוגש הדו"ח השנתי למס הכנסה לאותה שנת מס – המאוחר מביניהם.
על המסמכים האחרים יש לשמור למשך 3 שנים מיום שהוגש הדו"ח למס הכנסה על אותה שנת מס.
לאחר תקופת השמירה של המסמכים, יש להשמיד אותם ברוב המקרים, על ידי גריסת המסמכים.
אחסון המסמכים
המסמכים הידניים מכל הסוגים יכולים להישמר במספר צורות – בצורתם המקורית, בהעתק צילומי ממוזער או באמצעים ממוחשבים שניתן להפיק מהם פלט מודפס – על פי תנאים מסוימים. סריקה רגילה של מסמכים, למשל, אינה נחשבת לשמירה ראויה על פי החוק. המערכת הממוחשבת צריכה להישמר באמצעי אחסון ממוחשבים (גיבוי) שניתן להפיק מהם פלט מודפס, וכן תגובה אחת לרבעון. יש לאחסן את גיבוי התוכנה במקום נפרד מן המיקום של המערכת עצמה.
מיקום האחסון
כל המסמכים חייבים להיות מוחזקים במען הרשום של העסק, כפי שהוא מצוין בדו"ח ההכנסות השנתי. יוצאים מן הכלל הם מקרים שבהם הוצאו המסמכים מן המקום באופן זמני, לצורך מסירת עדות, ביקורת של רואה חשבון וכדומה. אם אין אפשרות לשמור על המסמכים במען הרשום של העסק, יש לדווח על כך מראש לפקיד השומה, על מנת לקבל אישור לכ
