מפקד המלאי

מפקד המלאי הוא רישום מדויק של המלאי בעסק ושל הטובין שנכנסו ויצאו מן העסק. מפקד המלאי צריך להיעשות בתום כל שנה ושנה. עם זאת, ניתן לערוך את המפקד מ-10 ימים לפני סיום השנה ועד 10 ימים לאחר תום השנה, ובבד שייעשו התאמות במפקד כך שיתאימו ליום 31/12 של אותה השנה. באופן מעשי, מבצעים רוב העסקים את ספירת המלאי ביום האחרון של השנה או מספר ימים קודם לכך.

 רישום המפקד

רשימות מפקד המלאי צריכות לכלול את כל הטובין שבבעלות העסק או שברשותו וכמו כן גם טובין שבבעלות העסק שאינם נמצאים ברשותו באותו הזמן. טובין שנמצאים ברשות העסק אך אינם שייכים לו צריכים להירשם בנפרד. יש להכין מלכתחילה 3 עותקים של כל רשימה, ולמספר את גיליונות הרישום בסדר עוקב, למטרות סדר. יש לחלק את הרישום לקטגוריות, כמו חומרי גלם, חומרי אריזה, תוצרת בעיבוד, מוצרים מוגמרים, חומרי עזר וכן הלאה. את הרשימות יש לכתוב בדיו (ולא בעיפרון) ויש לכלול בהם פירוט כמו תיאור מזהה של הטובין, מצבם (אם הוא אינו תקין, כמו למשל מיושן, פסולת, מקולקל וכדומה), הכמות של הטובין והיחידה לפיה נמדדת הכמות – ק"ג, מטר, אריזות וכדומה.

 חישוב שווי המלאי

 לאחר עריכת רשימות המלאי יש לחשב את שווי המלאי. ברוב המקרים, חישוב השווי של הטובין נעשה על פי העלות שלהם, לא כולל מע"מ. אך כאשר ישנו גם מלאי שאינו תקין, יחושב שוויו על פי ערך המימוש הנקי. עובדה זו תצוין באופן מודגש על גבי הגיליון. מומלץ מאד לכל בעל עסק להשתדל להיפטר ממלאי שאינו תקין ואינו בשימוש, על מנת להקל הן על מפקד המלאי עצמו והן על חישוב השווי שלו, אשר נעשה מורכב כאשר מדובר בחומרים שאינם תקינים.

 שמירת רשימות מפקד המלאי

 רשימות מפקד המלאי מהוות חלק מהנהלת החשבונות של העסק, ולכן יש לשמור את הרשימות המקוריות יחד עם כל מסמכי הנהלת החשבונות האחרים, עד לשבע שנים מתום שנת המס אליה מופנות הרשימות, או עד לשש שנים מיום הגשת הדו"ח למס הכנסה, המאוחר מביניהם. חשוב להותיר את הרשימות בהישג יד, משום לעיתים יש בהם צורך אצל פקיד השומה, גם לפני חישוב שווי המלאי.

 ביצוע מעשי של מפקד המלאי

 רוב העסקים מבצעים, כאמור, את מפקד המלאי בימים האחרונים של השנה. המפקד יכול להיערך בשעות הערב והלילה, שבהם העסק אינו פעיל. ישנם גם עסקים, בעיקר עסקים גדולים שברשותם מלאי גדול, אשר סוגרים את העסק ליום או יומיים, על מנת להיערך כראוי למפקד ולאפשר מפקד תקין ומלא. המפקד נערך ברוב המקרים על ידי עובדי העסק, אשר רושמים באופן מדויק את כל סוגי המלאי. שעות הביצוע של מפקד המלאי מהוות שעות עבודה לכל עניין.