הנהלת חשבונות – חיצונית או פנימית?

מבוא

המטרה החשובה של ניהול חשבונות היא להעביר למנהלי החברה מידע חשבונאי באופן שוטף: דוחות גבייה ואובליגו של לקוחות, תזרים מזומנים עתידי, סך המכירות ללקוחות מסוימים, דוחות רווח והפסד תקופתיים וכו'. על מנת להבטיח את קבלת המידע הנ"ל באופן שוטף וברמה גבוהה יש צורך בהנהלת חשבונות איכותית ומקצועית.

במאמר "הנהלת חשבונות – הערך המוסף" התייחסתי לערך המוסף שחייב מנהל החברה להפיק מהנהלת החשבונות שהיא לדעתי הבסיס לניהול עסקי איכותי.

הקשר השוטף בין מנהלת החשבונות למנהל החברה הוא תהליך עבודה קריטי בעיקר כאשר אין בחברה מנהל כספים. במרבית המקרים מנהל החברה אינו איש כספים. המשמעות היא שאין תהליך אמיתי של ניהול הכספים בחברה. ניהול כספים זה לא רק התאמות בנקים ודיווחים למע"מ. ניהול כספים לדעתי זה הבסיס לניהול עסקי מקצועי וקבלת החלטות עסקיות נאותות. מנהל החברה חייב להיות מעורב בניהול מחלקת הכספים, לתת לנושא זה דגש רב יותר בעיקר כאשר אין מנהל כספים בחברה ולקבל דוחות חשבונאיים (אובליגו לקוחות, תזרים עתידי וכו').

הנהלת החשבונות – אופי העבודה

היקף עבודתה של מנהלת החשבונות נגזר ממורכבות הפעילות החשבונאית של החברה. קיימות חברות בהן הפעילות החשבונאית פשוטה ביותר מכיוון שיש להן מעט לקוחות וספקים, משכורות העובדים קבועות, מרבית ההוצאות קבועות, יש לחברה חשבון בנק אחד ומנהל החברה פועל באופן מסודר בשיתוף מלא עם מנהלת החשבונות. לעומת זאת קיימות חברות בהן הפעילות החשבונאית הרבה יותר מורכבת מכיוון שיש להן מספר רב של לקוחות וספקים, החברה מנהלת יותר מחשבון בנק אחד, יש פעילות רבה של תנועות בבנקים, החברה מייצאת לחו"ל ו/או מייבאת חומרי גלם לארץ, השכר משתנה בכל חודש, לחברה פעילות של חשבון מט"ח וכו'.

הנהלת חשבונות חיצונית – מאפיינים, יתרונות וחסרונות

בשיטה זו מקבלת בכל חודש מנהלת החשבונות העובדת באופן קבוע במשרד רואה החשבון קלסר ובו מתויקים המסמכים הרלוונטים לחודש שזה עתה הסתיים: חשבוניות, קבלות, הפקדות, זיכויים, חשבוניות לספקים, שקים, דפי בנקים, כרטיסי אשראי, קופה קטנה וכו'. מנהלת החשבונות אמורה לקלוט את המסמכים בתוכנת הנהלת החשבונות, להכין משכורות, לדווח למוסדות המס ולתייק את כל החומר באופן מסודר ואז להתחיל את החלק החשוב ביותר והוא ביצוע ההתאמות לכל כרטיסי הנהלת החשבונות, ניתוח כרטיסים, הפקת דוחות ניהוליים כגון גיול לקוחות, מאזני בוחן, דוחות מלאי וכו'.

במרבית המקרים מנהלת החשבונות לא מספיקה לסיים את כל תהליך העבודה והיא ממשיכה ללקוח הבא. נושא ההתאמות, ניתוחי כרטיסים, בדיקת שלמות ההוצאות וכו' לא מתבצע באופן מסודר.

המאפיין העיקרי של הנהלת חשבונות חיצונית הוא הצטברות רבה של נושאים פתוחים, שאלות שלא נענו , כרטיסים לא מותאמים, מאזן בוחן שלא משקף כלל את הפעילות העסקית של החברה, חוסר יכולת להעביר למנהלי החברה בזמן סביר דוחות ניהוליים וכו'. הסיבה העיקרית לכך היא שניהול החשבונות מתבצע בשלט רחוק. לדוגמא נתאר מקרה מאד שכיח: מנהלת החשבונות קיבלה שק ורשמה אותו בהנהלת החשבונות. לאחר שלושה חודשים היא מנסה לבצע התאמה לכרטיס הספק. מתברר לה שלא נרשמה חשבונית המס של הספק ששולמה על ידי אותו השק. היא שולחת פקס לחברה. מנהל החשבונות עסוק ולכן לא העביר אליה את התשובה. לאחר חודשיים היא נזכרת שעדיין לא נתקבלה תשובה ושלחת אליו פקס נוסף. עברו חמישה חודשים החשבונית לא נרשמה, לא נדרש מע"מ תשומות ומאזן הבוחן שקיבל מנהל החברה הוא שגוי! לאחר שנה מבצע רואה החשבון ביקורת, לא ניתן עוד לאתר את הספק על מנת לבקש ממנו חשבונית. החברה מפסידה את המע"מ שלא דרשה בגין החשבונית הנ"ל. הלקוח בכלל לא זוכר ולא יודע שהפסיד. מתחילה שנה חדשה…

היתרונות בשיטה זו:

  • עלות נמוכה יותר וחסכון בהוצאות הכרוכות ברכישת תוכנות של הנהלת חשבונות והרחבת המשרד לצורך הקמת חדר לצרכי מחלקת כספים, מחשב וציוד נלווה וכו'

החסרונות בשיטה זו:

  • החיסרון המהותי ביותר הוא היעדר מידע פיננסי איכותי זמין למנהלי החברה.
  • חוסר יכולת לקבל החלטות עסקיות בזמן סביר.
  • בשיטה זו מצטברות שאלות רבות הקשורות להנהלת חשבונות בד"כ ללא קבלת מענה בזמן סביר אם בכלל.
  • הנהלת החשבונות היא אוטומטית. אין הבנה אמיתית של מאפייני העסק ולכן מאזני הבוחן כלל לא משקפים את הפעילות העסקית
  • תהליכי עבודה איטיים יותר. ההתאמות מתבצעות לעיתים באיחור של חצי שנה.
  • בשיטה זו הסיכון להיווצרות טעויות הוא גבוה הרבה יותר.
  • אין ישיבות עבודה מסודרות עם מנהלת החשבונות. מאזני בוחן מוטעים מועברים למנהלי החברה בפקסים ובד"כ לא מקבלים מספיק חשיבות.

הנהלת חשבונות פנימית – מאפיינים, יתרונות וחסרונות:

המאפיין העיקרי של הנהלת חשבונות פנימית הוא שהנהלת החשבונות מתנהלת על בסיס יומי(לפחות מספר ימים בשבוע). בשיטה זו כל המערכת החשבונאית מתבצעת במשרדי החברה בלבד. המשימות העומדות בפני מנהלת החשבונות זהות. ההבדל העיקרי הוא בתהליך העבודה. כאשר הנהלת החשבונות היא פנימית והיא מושתתת על נהלי עבודה שהוגדרו מראש על ידי רואה החשבון של החברה תתקבל בוודאות הנהלת חשבונות איכותית יותר, מהירה יותר, יעילה יותר והחשוב מכל הוא שהיא תבצע את המשימה החשובה של ניהול חשבונות שהיא להעביר למנהלי החברה מידע חשבונאי באופן שוטף כפי שכתבתי בשורה הראשונה במאמר זה. שיטת עבודה זו מאפשרת רציפות של תהליכי העבודה באופן יעיל יותר. כבר בתהליך קליטת החומר מזהה מנהלת חשבונות איכותית מסמכים חסרים ו/או ברורים שיש להפנות למנהל החברה. כאשר מנהל החברה נמצא בחדר הסמוך תתקבלנה התשובות מיד. לעיתים רבות תוכל מנהלת החשבונות לברר בעצמה את הסוגיות הפתוחות ולהתקדם בתהליך הרישום. גם תהליך ההתאמות וניתוחי הכרטיסים יהיה מהיר יותר. מנהל החברה יקבל דוחות ניהוליים נכונים יותר ובזמן סביר.

היתרונות בשיטה זו:

  • מידע פיננסי איכותי וזמין למנהלי החברה.נוצרת יכולת לקבל החלטות עסקיות בזמן סביר.
  • הנהלת החשבונות איכותית יותר וכמעט ולא מצטברים בירורים הקשורים להנהלת חשבונות.
  • מנהלת החשבונות נמצאת בעסק. היא מבינה יותר את תהליכי העבודה ולכן מאזני הבוחן משקפים הרבה יותר את הפעילות העסקית.
  • הסיכון להיווצרות טעויות הוא נמוך הרבה יותר.
  • מנהלי החברה מקבלים מידע ממנהלת החשבונות בישיבות עבודה מסודרות. מאזני בוחן מוצגים למנהלי החברה באופן מסודר ורציני.

החסרונות בשיטה זו:

  • עלות גבוהה יותר והיוצרות הוצאות הכרוכות ברכישת תוכנות של הנהלת חשבונות והרחבת המשרד לצורך הקמת חדר לצרכי מחלקת כספים, מחשב וציוד נלווה וכו'

בשורה התחתונה

לדעתי מנהל חברה צריך לשאוף להעביר את הנהלת החשבונות למשרדי החברה מהר ככל האפשר. נכון שמהלך זה מגדיל את עלויות החברה אבל התועלת מכך רבה יותר. מניסיוני ניתן לראות שמהלך זה דווקא מקטין את העלויות הכוללות של החברה. הנהלת חשבונות איכותית מייצרת אפשרות לקבלת החלטות מהירות על ידי המנהלים, החלטות שאמורות להגדיל את הרווחיות והיעילות. הקטנת הסיכוי לטעויות באופן משמעותי משפיע בסופו של דבר על עלויות החברה כי טעויות עולות בסופו של דבר כסף. כמו כן, על מנת למקסם את האפקטיביות של הנהלת החשבונות, נדרשת מעורבות של רואה החשבון של החברה בעיקר בעת קביעת שיטת העבודה, הגדרת הנהלים וסקירת מאזני הבוחן טרם העברתם למנהלי החברה.

השארת תגובה

חייבים להתחבר כדי להגיב.