צעירים רבים מחליטים להקים עסק עצמאי בתחומים שונים, בעיקר שירותים ומסחר. במקרים רבים מושקעים עשרות אלפי שקלים בהקמת העסק, שיפוצים, דמי פינוי, מוניטין, רכישת מלאי, שילוט, דפוס ופרסום.במרבית המקרים יש לבעל העסק היכרות עם הענף בזכות לימודים קודמים, עבודה כשכיר בתחום, עסק משפחתי וכו'. העניין הוא שבכל המקרים אפשר להגיד בוודאות שהידע של בעל העסק בענף מוגבל לתחום המכירות, הייצור או התפעול. אפשר גם להגיד שבמרבית המקרים אין לו בכלל ניסיון עסקי, כלומר אין לו ראיה כוללת של התחום הפיננסי בעסק. מהי עלות הקמת העסק, מהי הרווחיות, מהם ההוצאות הקבועות, כמה אשראי ניתן לגייס והאם קיימים בטחונות מתאימים. למרות זאת במקרים רבים מוותר בעל העסק, משיקולים כספיים, על רואה חשבון ומחליט לנהל את ספרי החשבונות שלו באופן עצמאי.

העניין הוא שחוסר הידע של בעל העסק הוא לא רק בתחום העסקי. אפשר להניח גם שאין לו ידע בתחום החשבונאות והמיסים. ניהול חשבונות שוטף מחייב הבנה בסיסית בניהול ספרים והוראות מס הכנסה ומע"מ.

להלן מספר שאלות בסיסיות בהנהלת חשבונות:
1. מה אחוז המע"מ במשק?
2. האם הארנונה של העסק כוללת מע"מ?
3. מהי עסקה עם מע"מ בשיעור 0%?
4. האם ניתן לקזז את כל המע"מ מחשבון הטלפון הנייד או מהוצאות הרכב?
5. האם ניתן לקזז מע"מ ללא חשבונית מס או על סמך העתק חשבונית?
6. האם המקדמות ששולמו השנה למס הכנסה ולביטוח לאומי מספיקות או שלאחר הגשת הדו"ח השנתי יסתבר שיש לעסק חוב גדול מאד לרשויות המס?
7. איזה הוצאות מוכרות נוספות ניתן לנכות?
8. מתי כדאי להפוך לחברה בע"מ?
9. האם הוצאות לחו"ל מוכרות?
10. מתי ניתן לקזז מע"מ מאירוח?
11. האם ניתן לנכות מע"מ בעת רכישת רכב פרטי?
12. תוך כמה ימים מרגע מתן השירות מחויב בעל העסק להפיק חשבונית מס?

בעל עסק שידע לענות על כל השאלות יוכל לנהל את ספרי העסק באופן עצמאי. לאחרים אני ממליץ לפנות לרואה חשבון על מנת שינהל את ספרי החשבונות על פי הוראות ניהול ספרים כפי שנקבעו בחוק.

הערה חשובה
הקשר השוטף בין רואה החשבון למנהל העסק הוא תהליך קריטי. במרבית המקרים מנהל העסק אינו איש כספים. הוא זה שהקים את העסק, הוא היזם, הוא בכלל מבין רק במכירות וכו'… הכספים? הם בכלל לא מענייניים אותו. הוא לא אוהב להתעסק בזה והוא גם לא מבין בזה. מבחינתו הדוחות הם בכלל למס הכנסה.
הנהלת חשבונות מקצועית היא, לדעתי, הבסיס לניהול עסקי איכותי. אחת המטרות החשובות של הנהלת חשבונות היא להעביר למנהלי החברה מידע חשבונאי באופן שוטף: דוחות גבייה ואובליגו של לקוחות, תזרים מזומנים עתידי, סך המכירות ללקוחות מסוימים, דוחות רווח והפסד חודשיים וכו'.
על מנת להבטיח את קבלת המידע הנ"ל באופן שוטף וברמה גבוהה יש צורך בהנהלת חשבונות איכותית ומקצועית.
הנכם מוזמנים לקרוא את המאמר "הנהלת חשבונות – הערך המוסף" על מנת לקבל מידע נוסף על חשיבותה של הנהלת החשבונות.